Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 9 november 2026
In het kort. We gebruiken je gegevens alleen om contact met je te hebben, een call in te plannen en, als we samenwerken, ons werk voor je kliniek te doen. We verkopen niets door. Je kunt altijd vragen welke gegevens we van je hebben, of ze laten verwijderen.
Gaat het om de gegevens van de klanten van jouw kliniek? Lees dan het stuk "Gegevens van de klanten van jouw kliniek".
1. Wie wij zijn
BeautyFlow System is een handelsnaam van RoofFlow System, een eenmanszaak gevestigd aan de Broekseweg 68, 4233 CZ Ameide, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98308483. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze verklaring staan.
Vragen over privacy? Mail naar info@roofflowsystem.com of bel +31 6 24782247.
2. Welke gegevens we gebruiken en waarom
| Wanneer | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Je plant een call in | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van je kliniek en wat je invult | De call voorbereiden en houden | Stappen op jouw verzoek, voor een mogelijke overeenkomst |
| Je neemt contact met ons op (WhatsApp, Instagram, e-mail, telefoon) | Naam, contactgegevens en de inhoud van je bericht | Je vraag beantwoorden | Gerechtvaardigd belang: reageren op je bericht |
| Wij benaderen je kliniek | Zakelijke gegevens die je zelf openbaar hebt gemaakt, zoals naam van de kliniek, naam van de eigenaar, zakelijk telefoonnummer, e-mailadres en Instagram-account | Je kliniek kennis laten maken met onze diensten | Gerechtvaardigd belang: zakelijke acquisitie. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken, dan stoppen we direct |
| We werken samen | Contactgegevens, factuurgegevens, afspraken en communicatie | De overeenkomst uitvoeren en factureren | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (administratie) |
| We draaien advertenties of beheren je social media | Toegang tot je zakelijke accounts en de resultaten van advertenties | Het werk uitvoeren en resultaten meten | Uitvoering van de overeenkomst |
We gebruiken je gegevens niet voor andere doelen, en we nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.
3. Gegevens van de klanten van jouw kliniek
Als we systemen voor je kliniek bouwen, zoals opvolging, herinneringen of een wachtlijst, verwerken we gegevens van jouw klanten. Dan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst. We gebruiken die gegevens alleen voor jouw kliniek, nooit voor onszelf of voor anderen.
Klinieken werken soms met gevoelige informatie, zoals gegevens over de huid of over medische behandelingen. Daarom zetten we in de systemen alleen wat echt nodig is om afspraken te plannen en op te volgen, en richten we ze zo in dat zulke informatie zo veel mogelijk buiten berichten en lijsten blijft.
4. Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben voor ons werk:
- Calendly, voor het inplannen van calls;
- Meta (WhatsApp, Instagram, Facebook), voor berichten en advertenties;
- Google, voor e-mail en het lettertype op deze website;
- onze websitehost en de tools waarmee we systemen voor klinieken bouwen;
- onze boekhouder, voor de administratie;
- overheidsinstanties, als de wet ons daartoe verplicht.
Sommige van deze partijen zitten buiten de Europese Unie, zoals in de Verenigde Staten. We werken dan alleen met partijen die passende waarborgen bieden, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Waar het kan, kiezen we voor opslag binnen de EU.
5. Hoe lang we gegevens bewaren
- Gegevens van een call of contact zonder samenwerking: tot 12 maanden na het laatste contact.
- Gegevens van klinieken die we benaderd hebben: tot 12 maanden na het laatste contact, of direct verwijderd als je dat vraagt. Wel onthouden we dat je geen contact wilt, zodat we je niet opnieuw benaderen.
- Gegevens van klanten: zolang we samenwerken, en daarna 7 jaar voor de administratie, omdat de belastingwet dat verplicht.
- Gegevens van de klanten van jouw kliniek: zolang de verwerkersovereenkomst loopt, daarna verwijderen we ze of geven we ze aan je terug.
6. Cookies
Deze website plaatst zelf geen tracking- of advertentiecookies. Het lettertype wordt geladen via Google Fonts, waarbij je IP-adres naar Google gaat. Plan je een call in via Calendly, dan gelden op die pagina de cookies en de privacyverklaring van Calendly. Gaan we later analytics of advertentiepixels op deze site gebruiken, dan vragen we eerst je toestemming en passen we deze verklaring aan.
7. Hoe we je gegevens beveiligen
We gebruiken sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, geven alleen toegang aan mensen die dat voor hun werk nodig hebben, en spreken met iedereen die voor ons werkt geheimhouding af. Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- te vragen welke gegevens we van je hebben (inzage);
- onjuiste gegevens te laten aanpassen;
- je gegevens te laten verwijderen;
- bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens, ook tegen het benaderen van je kliniek. Dan stoppen we daar direct mee;
- het gebruik van je gegevens te laten beperken;
- je gegevens mee te nemen naar een andere partij;
- je toestemming in te trekken, als we je gegevens op basis van toestemming gebruiken.
Mail je verzoek naar info@roofflowsystem.com. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe diensten of tools gaan gebruiken. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.